Behind the scenes

Seit fast drei Jahren sind wir mit Coworking Space zentroom unterwegs. In dieser Zeit ist viel passiert. Untern anderem auch in Sachen Selbstorganisation Der Space hat sich verändert, neue Coworker sind zur Community hinzu gekommen, wir durften gemeinsam feiern und es gab ganz viele Begegnungen mit wunderbarem Austausch. Genau so haben wir uns Coworken im zentroom gewünscht und sind glücklich und dankbar für diesen Ort und alles, was damit zusammenhängt. Ein wesentlicher Teil dabei, wenn auch selten in den Fokus gestellt, ist unser organisationales Betriebssystem; also wie wir zusammenarbeiten.

Hierbei arbeiten wir mit der 9 Spaces Plattform von Neue Narrative. Diese Plattform bietet diverse Werkzeuge, aufgeteilt in 9 Kacheln zu den Themen Purpose, Menschen, Rollen & Regeln, Strategie, Beziehungen, Ergebnisse, Werte & Prinzipien, Ownership & Stakeholder und Geld. Wir nehmen uns regelmässig Zeit und fragen uns, bei welchen Themen Handlungsbedarf besteht und wo wir mehr Klarheit schaffen müssen. Diese Entwicklung ist eine spannende Reise, bei der wir Neues ausprobiert, geübt, gelernt und nicht nur den Coworking Space zentroom vorangetrieben, sondern auch ganz viel an uns selbst gearbeitet haben. Anhand von drei Beispielen – Mitarbeitergespräche, OKR Strategieprozess und integrativer Entscheidungsprozess – möchte ich euch gerne Einblick in unsere Zusammenarbeit geben.

Staff appraisals

Als selbstorganisiertes Team mit geteilter Verantwortung haben wir keine klassischen Jahres-/Mitarbeitergespräche. Dennoch ist es uns wichtig, regelmässig Standortbestimmung vorzunehmen. Dafür haben wir im letzten Jahr den «Listening Walk» eingeführt. Ein Tool, mit dem wir uns die Zeit nehmen, einfach mal zuzuhören. Wir gehen zu zweit auf einen Spaziergang und nehmen eine selbst gewählte Frage mit, z.B. «Was ist mir in den letzten drei Monaten gut gelungen und mit was hatte ich Mühe?» Während fünf Minuten redet zuerst eine Person und die andere hört nur zu. Danach vergehen weitere fünf Minuten, in denen keine der beiden spricht. In den nächsten fünf Minuten spricht die andere Person, worauf wiederum fünf Minuten gemeinsames Schweigen folgt. Zum Schluss werden während zehn Minuten gemeinsam Gedanken ausgetauscht.

The first listening walks were a little unfamiliar and walking together in silence was almost a little uncomfortable. But after one or two more walks, walking together felt more and more familiar and it was easier to listen freely. The mutual trust that we build up and deepen is enriching and beautiful at the same time. With a little practice in patience and calm, we were able to invest the necessary time and recognize and enjoy the quality of it.

OKR strategy process

Die Strategie vom Coworking Space wird bei uns nicht, wie in klassischen Pyramidenorganisationen, einmal vom Management festgelegt und nur gelegentlich angepasst. Im letzten Jahr haben wir uns für den OKR Strategieprozess entschieden, ebenfalls ein Werkzeug auf der 9 Spaces Plattform. Dreimal pro Jahr nehmen wir uns einen ganzen Tag Zeit, um an unserer Strategie zu arbeiten. Im Vorfeld können alle strategische Spannungen erfassen; Ideen, Anpassungen, Veränderungen in Punkto Strategie werden gesammelt.

Wir schauen diese dann gemeinsam an und entscheiden, ob daraus ein OKR (Objectives and Key Results) zum weiterbearbeiten entsteht. Ist dies der Fall, definieren wir gemeinsam ein Ziel, einzelne Teilschritte und ganz wichtig, jemand übernimmt den Lead für dieses OKR. Dafür braucht es keine spezifischen Voraussetzungen und es bedeutet auch nicht, dass der Lead alles alleine erarbeiten muss. Im Gegenteil, wichtig ist, dass er oder sie die Verantwortung übernimmt, auch andere zur Unterstützung hinzuzieht und Freude daran hat. Auch bei diesem Werkzeug haben wir Zeit und Geduld gebraucht, vor allem mit uns selbst, um zu lernen und entsprechend zu handeln. Und das tun wir mit jedem neuen OKR von Neuem.

Integrative decision-making process

Wenn wir von unserer Coworking Space Organisation erzählen und erwähnen, dass wir Entscheide gemeinsam fällen und wir keinen CEO dafür haben, wird oft geschmunzelt. Es fallen dann Kommentare wie, dies ginge ja nur, weil wir ein kleines Team seien. Denn solange herumdiskutieren bis man sich einige, sei ineffizient. Das finden wir auch und haben deshalb den integrativen Entscheidungsprozess eingeführt. Mit diesem Prozess stellen wir sicher, dass alle gehört werden, persönliche Meinungen und Präferenzen jedoch aussen vor bleiben. Entscheidungen werden also nur im Sinne des Unternehmens gefällt.

In concrete terms, this means that one of us describes a tension - i.e. something that could be or could be done differently - and formulates a concrete proposal for change. Everyone else just listens. Then the first round starts, in which we can ask clarifying questions in no particular order, i.e. just ask, don't send. Occasionally we fall back into old patterns and ask a question in such a way that we are already giving our opinion at the same time. This takes practice and we sometimes succeed better and sometimes worse.

Once all questions have been answered, the reaction round begins. One by one, everyone expresses their opinion on the proposal. There is no interaction, which also takes some practice, as we found out. This is followed by any adjustments to the proposal before moving on to the objection round.

Hier wird’s dann richtig spannend, denn als schwerwiegende Einwände gelten nur diejenigen, die dem Unternehmen nachhaltig schaden könnten. «Mir gefällt blau besser für die Küche», wäre daher definitiv kein schwerwiegender Einwand. Das war wohl die anstrengendste Übung, sich und seine Meinung herauszunehmen und wirklich nur Einwände zu formulieren, die berechtigt sind. Es gab Momente, da dachten wir: «uff, das lernen wir nie». Und plötzlich, nach ein paar Anwendungen, ging es immer besser und wir konnten unglaublich effizient und vor allem objektiver Entscheide fällen. Die Angst, nicht gehört zu werden oder die eigene Meinung nicht mitteilen zu können, liess nach und Entscheidungen wurden von uns allen gleichermassen getragen.

On our own path

Dies sind nur ein paar Tools mit denen wir an uns und unserer Organisation rund um den Coworking Space arbeiten und nicht alles funktioniert sofort. Manchmal machen wir Schlaufen, gehen nochmals zum Ausgangspunkt und schauen, wo wir noch immer Unklarheiten haben und was wir verbessern können. Wir lernen jeden Tag dazu, üben uns im verständnisvollen Umgang miteinander und nehmen uns die Zeit, unseren eigenen Weg zu gehen. Es kommt immer wieder einmal vor, dass auch uns die Geduld ausgeht, wir das Gefühl haben, nicht voranzukommen, oder wieder bei Null anfangen zu müssen. Wie ich im November an einem zweitägigen Workshop zu Shared Leadership gelernt habe, gehören auch diese Wegstücke dazu. Denn es gibt nicht die eine Lösung, wie man als Team selbstorganisiert unterwegs ist. Es ist viel mehr ein Prozess, bei dem wir unseren eigenen und für uns passenden Weg gestalten.